1. Modtagelse af film
I Filmarkivet modtages pligtafleverede film, d.v.s. alle nye danske film, som er blevet vist offentligt. I dag modtages både analoge 35 mm film og digitale film på f.eks. harddiske eller HDcam-SR.
Vi modtager også diverse samlinger fra private, andre offentlige institutioner, diverse bevægelser og foreninger, firmaer, dødsboer, ambassader eller filmbranchens egne folk.
Når en spillefilm ikke længere skal vises i biografen, modtager Filmarkivet i mange tilfælde den brugte kopi. Det betyder, at der igennem mange år, er blevet opbygget en stor samling af både danske og udenlandske spillefilm med danske undertekster i Filmarkivet. Denne praksis stopper nu efter indførelsen af digitale biografer, da der ikke på nuværende tidspunkt er lavet aftaler om indlevering af digitale biografkopier, de såkaldte DCP'er.
2. Registrering
Når film er ankommet til filmarkivet, bliver de registreret i vores database, ompakket, hvis det er nødvendigt og placeret på en hylde i vores klimatiserede arkiv.
Pligtafleverede film bliver inden arkivering kontrolleret grundigt for ridser, fejl eller mangler.
Vi foretager også løbende registrering af den eksisterende samling. Hele nitratfilm-samlingen er overordnet gennemgået, d.v.s. samlingen af de ældste film fra før 1950, som er placeret i fjernarkiv – i nitratarkivet syd for Hillerød. Størstedelen af vores samling af visningskopier er også gennemgået, og i øjeblikket (2012) arbejder vi med registrering af diverse samlinger, som er tilgået arkivet.
3. Klargøring
Film i Filmarkivet klargøres og håndteres på forkellig vis - alt efter formålet:
Klargøring til udlån og scanning
Film klargøres til f.eks. visninger i biografer, til producenter eller lign. som ønsker at scanne en film eller det kan være private, journalister eller forskere, som ønsker at gennemse en film.
Ved klargøring skal filmene kontrolleres for diverse skader, f.eks. revner og/eller brud i kanten af filmen, dårlige splejsninger og diverse andre skader. Der skal måske sættes nye ind- og udløbsstrimler på, og måske trænger filmen til at blive renset.
Digital klargøring
Hvis det drejer sig om film, der findes på bånd eller som fil, er det ofte at Filmarkivet konverterer og overfører filmen til et andet medie, f.eks. en dvd eller en MPEG-fil.
Filmarkivet kan i nogle tilfælde efter-redigere filmen, hvor billedet bliver stabiliseret, støv og ridser kan minimeres og flimmer i billedet kan fjernes.
Filmarkivet kan også overføre analoge film til dvd, dog kun i lav opløsning (kun til research).
4. Sikring af film
Èn af filmarkivets vigtigste opgaver er at bevare dansk film så længe som muligt. Det gør vi primært ved at opbevare filmene koldt og tørt. Der er dog tilfælde, hvor dette ikke er nok og hvor enten analog eller digital sikring af filmen er nødvendig:
Analog sikring
Med analog sikring menes, at Filmarkivet får fremstillet nye materialer (enten kopier eller negativer) for udvalgte danske filmtitler. Hvis det skønnes, at det eksisterende filmmateriale ikke er egnet til langtidsbevaring, bliver der lavet nyt materiale på arkivholdbar film, som oftest 35 mm polyesterfilm.
Sikringsarbejdet tager bl.a. udgangspunkt i to lister, hvor der er udvalgt ca. 100 spillefilm og ca. 100 dokumentarfilm. Sikringen af de 100 udvalgte spillefilm er færdig og vi er p.t. i gang med sidste halvdel af de 100 dokumentarfilm (jan. 2012).
Med ”Ikke egnet til langtidsbevaring” regnes materialer, som enten nedbrydes fysisk eller hvor teknik eller format kan give problemer for fremtidig afspilning. Nitratfilm har i mange år haft den højeste prioritet i sikringsarbejdet, da disse er selv-nedbrydelige og brandfarlige, men også nyere teknikker som A+B-bånd og en del udgåede båndformater, f.eks. U-matic bånd, er i søgelyset.
Museumsinspektør Thomas Christensen har det overordnede ansvar for sikringen.
Digital sikring
Filmarkivet har i dag mange film, som udelukkende eksistere digitalt - enten som fil eller på bånd, og vi skal sikre, at disse 0'er og 1-taller bevares for eftertiden.
Filmarkivet har indkøbt et arkiveringsystem, som muliggør en forsvarlig håndtering af filerne: Systemet kaldes DIVA og består af flere elementer: DivArchive, DIVAdirector og SammaSolo.
Via DIVA-systemet bliver vores mange filer kopieret over på et magnetisk databånd, LTO-5, og systemet søger for en automatisk back-up, således at filerne hele tiden ekisterer to steder.
I DIVA arkiverer vi alle filer, som afleveres til arkivet - lige fra de nyeste pligtafleverede spillefilm til digitaliseringer, som er foretaget af den eksisterende samling, også kaldet retrodigitalisering.
En pligtafleveret spillefilm fylder i gennemsnit 1,4 TB (i 2K-version, DCDM - ukomprimerede TIFF-filer) og vi forventer en årlig tilvækst til Filmarkivet på ca. 70 TB. Det er inklusiv alle spillefilm, dokumentarfilm, reklamefilm, retrodigitalisering m.v.
Digital sikring af analoge bånd
I 2010 fik Det danske Filminstitut tildelt 6 mio. kr. til digitalisering af dansk kulturarv, de såkaldte UMTS-midler. Dette projekt vil koncentrere sig om videosamlingen af Kort- og dokumentarfilm i perioden 1975 til 1990. I denne periode blev mange kort- og dokumentarfilm optaget på videoformater, som i dag er forældede. Nogle bånd nedbrydes, hvilket umuliggør afspilning, og i andre tilfælde er det afspilningsmaskinerne, der giver problemer, da det er svært at få dem repareret og købe reservedele.
I første omgang vil det være U-matic-bånd og 1”C-bånd, som vil blive overspillet til nye medier.